对外开放参观是指组织或企业为了让公众更好地了解自己或为消除对本组织的某些误解，通常由公关部门负责组织和邀请有关公众前来本组织参观。对外开放参观这种公关行为有时会起到意想不到的效果。

组织的对外开放参观，既是一种很好的公关行为，也是一项很繁杂的工作。因此，在组织对外开放参观时需认真研究一些问题。

一、对外开放参观的目的

任何一次对外开放参观行为都应有明确的目的。公关人员要搞清楚通过参观行为可以达到怎样的效果，让观众留下怎样的印象，是否有真正值得报道的材料。

二、对外开放参观的规模

参观行为开展之前要确定规模的大小，从而作出相应的安排。如果只是少数几个人参观，可以陪同他们到几个部门去，并介绍状况，赠送资料和纪念品等；如果是较大规模的团体参观，最好制订一个计划，安排好接待次数、每次参观人数和开放时间等。一次接待15个人比较恰当。每天接待2～3次，有专人伴随实行讲解介绍，回答参观者所提出的问题。

三、对外开放参观的时间

不但要考虑开放参观的时间，也要考虑整个参观行为所需的时间。开放参观的时间最好安排在一些特殊的日子，如周年纪念日、企业开工日、节日等。如上海电视台每逢元旦、中秋节、春节便邀请本台职工家属来电视台参观，让他们为自己亲属在这里工作而感到骄傲，使他们支持并协助本台职工的工作。

要有足够时间准备对外开放参观行为。规模较大的开放参观行为需要3～6个月的准备时间，如果还要准备大规模的展览会，编印纪念册或其他特别节目，则需时间更多，这时就需要注意时间安排的合理性，要尽量避开假期，并考虑好天气、季节的变化等。

四、对外开放参观的人员安排

从有开放参观的构想起一直到行为的结束，都应有高层主管人员参与其事。组织大型的参观行为，最好成立一个专门的行为筹备委员会。委员会成员应包含：企业领导、公关人员、行政和人事部门人员等。还要根据参观的区别目的，选择区别的人参加，如果参观的目的是强调服务或产品，还要请销售部门人员参加。

五、宣传材料

要想使开放参观获得成功，最重要的是做好各种宣传工作，准备一份简单易懂的说明书或宣传材料，发给参观者。

六、划分参观线路

提前划好参观线路，防止参观者越过参观所限范围，出现不必要的麻烦和事故。有些组织的主管人员往往顾虑开放参观行为会使某些秘密技术或某些制造历程的细节泄露，其实，只要安排得当、向导熟练，就可以防止泄露事件。因此，不必在这方面有过多的顾虑。

七、做好接待服务工作

对参观者应热情周到地做好接待工作，如安排合适的休息场所和备好茶水饮料；需要招待用餐的，也要事先做好安排；如果邀请的对象有儿童，更要特别小心，要准备点心、休息场所、必要的盥洗设备等，也可送一些印有介绍组织材料的玩具。