秘书

什么是秘书

秘书是指:

1、协助领导人联系接待,办理文书和交办事项的工作人员。

2、指秘书职务。

秘书岗位是与领导岗位相伴生的,有了领导才有秘书的存在。秘书与领导的关系是一种有别于同事关系的特殊关系。这种关系处理的好坏事关全局工作的开展和秘书工作的成败。一般机关单位的秘书皆不是某个领导的专门秘书,是要为整个机关单位领导群体服务的,工作具备综合性的特点。

秘书作为一种职业,伴随着人类经营管理的需要和社会的进展而产生与进展。从秘书职位的角度来看,秘书职位经历了从官职向社会职业转变的历程。当今社会的秘书,在本质上是领导人工作的助手,既不能缺位无所作为,也不能越权胡作非为。秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策,综合协调,沟通信息,办文、办会、办事等为紧要职能,是领导者、主事者的参谋和助手。

秘书的基本职责

关于秘书的基本职责,美国《职称辞典》是这样描述的:

全面处理机关、企业的行政工作,以减轻政府官员和企业负责人的较次要的行政事务及办公室工作;

能用速记记录口述;

能用翻译机将口述或将复制的记录信息译成文字;

处理上司约会及提醒其约会;

接电话和打电话;

处理上司私人重要邮件,主动书写日常函件;

对办公室其他工作人员实行工作监督;

整理人事档案。

英国秘书专家约翰·哈里森在《秘书的职责》中的描述是:

接受口述,将它打印成文,草拟函件、总结等;

接收并整理收到的邮件,下班前处理好雇主往外寄发的邮件;

有接待的责任,包含迎接并款待来访者,处理打来的 电话;

为雇主写日志,安排他的约会和预约,协助他itS,!好一天的时间;

安排雇主的旅行并安排好他的旅行路线;

将雇主的私人和商业信件归档,做好索引;

组织会议和参加会议,包含准备会议议程和会议记录;

有条不紊地安排好雇主的办公室,例如:经常更新他墙上的图表,保管他的证件和文件夹,从各方面减轻雇主的许多例行业务工作和私人事务;

提给信息,例如:利用电脑文本业务,熟悉刊登信息的书籍和其他资料来源,照料雇主的零用现金和银行交易;

遵守国家健康和安全工作条例的要求;

建立保守秘密和确保信息安全的制度和切实可行的办法;

替雇主和秘书本人掌管好文具和办公用品;

组织会议和各种社会行为。


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