备货是指准备货物的系列行为。它是配送的基础环节，又是决定配送成败与否、规模大小的最基础环节。同时，它也是决定配送效益高低的关键环节。如果备货不及时或不合理，成本较高，会大大降低配送的整体效益。

在出口贸易中，备货就是根据出口合同的规范，按时按质按量准备好应交货物，以保证按时出运，备货工作是履行出口合同的基础。

严格来说，备货应当包含两项具体行为：筹集货物和存储货物。

1.筹集货物

在区别的经济体制下，筹集货物（或者说组织货源）是由区别的行为主体来完成的。若出产企业直接实行配送，则筹集货物的工作由出产企业自己去完成。但是在专业化流通体制下，组织货源和筹集货物的工作会出现两种状况：其一，由提给配送服务的配送企业直接承担。一般是通过向出产企业订货或购货完成此项工作。其二，选择商流、物流分开的模式实行配送、订货、购货等筹集货物的工作由出产企业自己去做，配送企业只负责进货和集货等工作，货物所有权属于出产企业。然而，无论具体做法怎样区别，总的来说，筹集货物由订货、进货、集货和相关的验货、结算等一系列行为组成。

2.存储货物

存储货物是购货、进货行为的延续。在配送行为中，货物存储有两种表现形态：一种是暂存形态；另一种是储备形态，包含保险储备和周转储备。

(1)暂存形态的存储

暂存形态的存储是指按照分拣、配货工序的要求，在理货场地储存少量货物。

这种形态的货物存储是为了适应'日配'、'即时配送'需要而设置的。其数量多少对下一个环节的工作方便与否会产生很大影响。但一般来说，不会影响储存行为的总体效益。

(2)储备形态的存储

储备形态的存储是按照一定时期配送行为要求和根据货源的到货状况，比如到货周期，有计划地确定的。它是使配送持续运作的资源保证。

用于支持配送的货物储备有两种具体形态：周转储备和保险储备。无论是哪种形态的储备，相对来说，数量都比较多。因此，货物储备合理与否，会直接影响配送的整体效益。

出口贸易备货工作的紧要内容是：在签订合同或收到信用证后向出产部门、供货部门或仓储部门安排或催交货物，核实应交货物的品质、规格、数量，实行必要的加工整理、包装、刷唛头以及申请报验和领证工作。凡列入《种类表》的出口商品和买卖合同中规范由商检机构出证的商品，均应在货物备齐后向商品检验局申报检验。只有取得商检局发给的检验合格证书，海关才予放行。凡未列入《种类表》的出口商品，而且买卖合同中亦未规范由商检机构出证的出口商品，也应向商检局申报，经商检局在报关单上加盖放行印章后，海关才凭以放行。

在备货工作中，以下各点应引起卖方的注意：

1．所备货物的品质、规格、花色品种应符合合同的规范，即不要偏高，也不要偏低。偏高时我方不利，而且影响以后业务的实行；偏低遭到对方拒收或索赔。

2．备货数量要多于合同规范的数量，以防不测；实际交货数量应符合合同或信用证规范。凡按重量计量的货物而在买卖合同或信用证中均未规范按何种方式计量者，按惯例应以净重计量。

3．货物的包装必须符合合同规范和运输要求，唛头应按合同规范的式样刷制，要注意清楚醒目，颜色不易脱落。

4．备货时间按距离启运港远近，提前实行。注意备货完成时间一定要早于信用证规范的船期，严防脱节。

5．针对区别商品状况，对出口货物实行检验是不可缺少的重要环节。

6．货物必须是第三方不能提出任何权利或请求的。卖方应保证对所售货物享有合法的完全的所有权，他应有权出售该项货物，并保证买方能安稳地占有和支配该项货物而不受任何第三方的侵扰。