新闻发布会又称“记者招待会”，是公关组织直接向新闻界发布有关组织信息、解释组织重大事件而举办的专题行为。

• 正规隆重：形式正规，档次较高。参加者有身份和地位。
• 沟通活跃：发布信息、相互问答，双方沟通时间长，接触较深。
• 传播迅速：发布信息迅速快，扩散面广，社会影响大。

（一）时间选择要恰当

选择适合记者的时间，而不是适合组织自己的时间，两个原则：

第一、应尽量避开假节日和重大社会行为的时间。因为对媒体而言，节日或重大行为比新闻发布会更重要，记者无分身术。如 香港的每周六的赛马日、澳门的周六赛狗日，一般不举行新闻发布会。

第二、会议时间一般安排在上午10时或下午3时，总时间60分钟左右为佳。因为这个时间对记者最方便。

（二）选择主题要合适，紧要的注意事项有：

第一、主题应有较大的新闻价值。重大、新鲜的新闻才能吸引记者。否则会出现新闻发布会无记者到场的尴尬局面。

第二、新闻主题要单一，内容要简明扼要，不能浪费时间。否则会给记者留下不好的印象，以后再召开这类会议时，记者就不愿参加了；在一个新闻发布会上，不能同时发布几个主题新闻。

• 根据主题准备好各种材料：发言稿、宣传材料、为记者准备的新闻稿、答记者问的备忘录等 。
• 确定主持人和发言人：发言人应由组织的紧要领导人担任；主持人则由公关部负责人担任。两人事先应熟悉发言稿。
• 确定所邀请记者的范围：根据发布信息的重要性确定所邀记者的范围。但于组织有密切联系的新闻机构和记者不能遗漏。
• 选择合适的会场基本要求：交通方便；设施完善。最好利用大型会务中心、专业新闻中心或大饭店、大宾馆会议室。
• 做好预算，留有余地

• 主持人宣布会议开始，介绍发言人、来宾和新闻单位；
• 发言人发布新闻、介绍详细状况。
• 记者提问，发言人逐一回答。
• 主持人宣布结束。
• 参观或其他安排。

• 事前作好排练，发现问题及时纠正。
• 对待各媒体记者一视同仁，不能有任何区别。
• 与组织的宣传口径保持一致。
• 做好会议的接待和记录工作。
• 主持人和发言人要注意言谈举止和会场的气氛引导。在发言冷场时，适时引导*记者提问，而在记者争相提问时，又要维持好会场次序。
• 事先准备好回避问题的方式和技巧。
• 避免造成对立情绪，在发现对立苗头时，要善于控制和化解。

• 全面收集与会记者在媒体上发表的文章，将其归类解析，检查有无漏发信息。
• 统计已发表的稿件和记者名，计算发稿率，作为今后邀请记者的参考数据。
• 对已发稿的记者，给予特别的联系和致谢，加强与他们的友谊。
• 电话追踪记者对会议的接待、服务的意见。发现问题，抢先及时道歉。