信息沟通

什么是信息沟通

信息沟通是指可解释的信息由发送人传递到接收人的历程。具体地说,它是人与人之间思想、感情、观念、态度的交流历程,是情报相互交换的历程。

要准确理解信息沟通的含义,需注意以下几点:

(1)信息沟通首先是信息的传递,如果信息没有被传递,信息沟通就没有发生。

(2)成功的信息沟通,不仅需要信息被传递,还要被理解。

(3)信息沟通的主体是人,即信息沟通紧要发生在人与人之间。

(4)由于经营管理历程中各种信息沟通相互关联、交错,所以经营管理者把各种信息沟通历程看成是一个整体,即经营管理信息系统。

信息沟通的特点

1.人与人之间的沟通紧要是通过语言来实行的,但也有姿态和手势等交流。

2.人与人之间交流的内容非常广泛,除一般信息交流外,还包含思想、感情、态度和观点的交流。

3. 在人与人之间沟通中,存在着心理因素和心理障碍的影响。

信息沟通的作用

信息沟通的作用在于使组织内的每一个成员都能够做到在适当的时侯,将适当的信息,用适当的方式,传给适当的人,从而形成一个健全的迅速的有效的信息传递系统,以有利于组织目标的实现。

1、沟通可提给充分而确实的材料,是正确决策的前提和基础。

2、沟通是组织成员统一思想和行动的工具。

3、沟通是在组织成员之间、特别是领导者和被领导者之间建立良好的人际关系的关键。

信息沟通的原则

(1)明确的原则

(2)完整性的原则

(3)战略上使用非正式组织的原则

信息沟通的要求

为改进信息沟通工作并提高效率,在信息沟通中要满足以下要求;

(1)沟通要有认真的准备和明确的目的性。

(2)沟通的内容要确切。

(3)沟通要有诚意,取得对方的信任并建立起感情。

(4)提倡平行沟通,即在组织中同一层次之间的相互沟通。

(5)提倡直接沟通、双向沟通和口头沟通。

(6)设计固定沟通渠道。形成沟通常规。

信息沟通的渠道

(1)正式渠道沟通(权威但刻板)

正式渠道是指按组织结构和经营管理层来传递信息实行沟通的渠道。按信息的流向,正式渠道可分为纵向沟通和横向沟通,而纵向沟通又可分为下行沟通和上行沟通。

(2)非正式渠道沟通(灵活但易失真)

非正式渠道是指不受正式组织约束的组织成员之间的信息沟通渠道。非正式沟通信息传递速度快、信息量大、覆盖面广,可以满足职工的安全等需要,常常是积极的、卓有成效的,但它有一定的片面性。

信息沟通的历程

1.构成信息沟通历程的八个要素:

发送者、信息、编码、通道、译码、接受者、反馈、噪音

2.信息沟通历程模型

信息沟通的方式和适用场景

一、团体沟通

“团体沟通”,顾名思义是指至少三人以上参加的信息沟通行为。团体沟通紧要有以下两种常用的沟通方式:会议沟通和E-Mail(或书面)沟通。

1、会议沟通

“会议沟通”是一种成本较高的沟通方式,沟通的时间一般比较长,因此常用于解决较重大、较复杂的问题。如下的几种情境宜采用会议沟通的方式实行:

(1)需要统一思想或行动时(如项目建设思路的讨论、项目计划的讨论等);

(2)需要当事人清楚、认可和接受时(如项目考核制度发布前的讨论、项目考勤制度发布前的讨论等);

(3)传达重要信息时(如项目里程碑总结行为、项目总结行为等);

(4)澄清一些谣传信息,而这些谣传信息将对团队产生较大影响时;

(5)讨论复杂问题的解决方案时(如针对复杂的技术问题,讨论已收集到的解决方案等)。

2、E-Mail或书面沟通

“E-Mail(或书面)沟通”是一种比较经济的沟通方式,沟通的时间一般不长,沟通成本也比较低。这种沟通方式一般不受场地的限制,因此被我们广泛采用。这种方式一般在解决较简单的问题或发布信息时采用。在计算机信息系统普及应用的今天,我们很少采用纸质的方式实行沟通,因此以下只针对“E-Mail”的沟通方式实行总结。如下的几种情境宜采用E-Mail的沟通方式实行:

(1)简单问题小范围沟通时(如3~5个人沟通一下产出物最终的评审结论等);

(2)需要大家先思考、斟酌,短时间不需要或很难有结果时(如项目组团队行为的讨论、复杂技术问题提前知会大家思考等);

(3)传达非重要信息时(如分发周项目状态报告等);

(4)澄清一些谣传信息,而这些谣传信息可能会对团队带来影响时。

二、个体沟通

所谓“个体沟通”,是指两人之间的沟通。个体沟通紧要有以下三种常用的方式:当面沟通、电话沟通和E-Mail(或书面)沟通。

1、当面沟通

“当面沟通”是一种自然、亲近的沟通方式,这种沟通方式往往能加深彼此之间的友谊、加速问题的冰释。如下的几种情境宜采用当面沟通的方式实行:

(1)彼此之间的办公距离较近时(如两人在同一办公室);

(2)彼此之间存有误会时;

(3)对对方工作不太满意,需要指出其不足时;

(4)彼此之间已经采用了E-Mail的沟通方式但问题尚未解决时。

需要提醒注意的是:沟通双方如果距离不是很远,请优先采用当面沟通的方式。我有时看到沟通双方的距离不过一二十米还采用电话沟通的方式,这是非常不可取的。

2、电话沟通

“电话沟通”是一种比较经济的沟通方式。如下的几种情境宜采用电话沟通的方式实行:

  • 彼此之间的办公距离较远、但问题比较简单时(如两人在区别的办公室需要讨论一个报表数据的问题等);
  • 彼此之间的距离很远,很难或无法当面沟通时;
  • 彼此之间已经采用了E-Mail的沟通方式但问题尚未解决时。

需要特别注意的是:在成本相差无几的状况下,请优先采用当面沟通的方式。

3、E-Mail(或书面)沟通

“E-Mail(或书面)沟通”是一种最经济的沟通方式。沟通的时间一般不长,并且不受场地的限制,因此被我们广泛采用。这种方式一般在解决较简单的问题或互相知会一些信息时采用。在计算机信息系统普及应用的今天,我们很少采用纸质的方式实行沟通,因此以下只针对“E-Mail”的沟通方式实行总结。如下的几种情境宜采用E-Mail沟通的方式实行:

(1)小问题沟通时(如双方讨论一下某函数的使用语法等);

(2)复杂问题需要借助“书面”才能表达清楚时(这类问题往往需要采用书面表达和口头表达相结合的方式);

(3)需要对方先思考、斟酌,短时间不需要或很难有结果时(如请教对方一个技术问题时先将问题告知对方等)。

需要特别注意的时:在E-Mail来回多次而问题尚未得到解决或甚至引起误解时,一定要及时终止E-Mail这种沟通方式,改用电话沟通或当面沟通的方式实行。

需要特别指出的是,个体之间沟通时,尽量多采用当面沟通的方式实行。“能当面沟通的,就不要采用电话沟通;能电话沟通的,就不要采用E-Mail沟通”,这是“个体沟通”方式的基本选用原则。

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