信息管理

信息经营管理概述

所谓信息经营管理是指在整个经营管理历程中,人们收集、加工和输入、输出的信息的总称。信息经营管理的历程包含信息收集、信息传输、信息加工和信息储存。

信息收集就是对原始信息的获取。信息传输是信息在时间和空间上的转移,因为信息只有及时准确地送到需要者的手中才能发挥作用。信息加工包含信息形式的变换和信息内容的处理。信息的形式变换是指在信息传输历程中,通过变换载体,使信息准确地传输给接收者。信息的内容处理是指对原始信息实行加工整理,深入揭示信息的内容。经过信息内容的处理,输入的信息才能变成所需要的信息,才能被适时有效地利用。信息送到使用者手中,有的并非使用完后就无用了,有的还需留做事后的参考和保留,这就是信息储存。通过信息的储存可以从中揭示出规律性的东西,也可以重复使用。

什么是信息

信息是组织的一种资源,一般认为,信息是具备新内容、新知识的消息(如书信、情报、指令等)。

信息与数据既有联系又有区别,数据(Data)是对状况的记录,数据的含不仅限于数值数据,而且还包含非数值的数据,例如声音、各种特殊符号图像、表格、文字等。信息是经过加工处理后对组织的经营管理决策和经营管理目的实现有参考价值的数据。

作为一种资源的信息具备如下特点。

(一)影响和决定组织的生存。

(二)能够为组织带来收益。

(三)获取和使用信息要支付费用和成本。

(四)信息具备很强的时效性,延迟的信息可能起到相反的作用。

(五)信息的使用者应当考虑信息的费用与它为改善经营管理所带来的功相比是否合算。

显然,无论是从改进计划工作、组织工作、人员配备、指导与领导工的角度,还是从直接利用信息资源的角度,都必须加强对信息的经营管理。虽经营管理信息要支出费用,并且可能还会很高,但对信息经营管理不善而付出的代也许更高。

信息经营管理的进展历程

信息经营管理行为的进展历史源远流长。从原始社会人类的结绳记事,到今天人们广泛利用计算机等信息技术来提升信息的经营管理水平与效率,可以说,人类的历史有多长,信息经营管理行为的进展历史就有多长。

纵观人类信息经营管理行为所采用的手段与方式,基本上可以将它分为三个时期:

1、古代信息经营管理行为时期

2、近代信息经营管理行为时期

3、现代信息经营管理行为时期

考察人类在区别阶段的信息经营管理行为特点,应从最能反映该时期与其他时期最明显的本质区别的因素出发。概括起来,这些因素包含当时社会的整体经济环境、信息资源状况、信息资源类型、信息经营管理的主体、经营管理信息的手段与方式等重要方面。

一、古代信息经营管理行为时期:信息的存储是“藏书楼式”
  • 时间:从人类诞生到封建社会
  • 背景:

1、在文字发明以前,人们使用声音语言来传递信息、表达情感。语言是表达人类思想以及人类认识自然与改造自然结果的重要载体。

信息的保存:信息的保存与经营管理紧要通过口耳相传,因此信息经营管理的效果得不到保证,只有极少数的信息得以保留下来,成为今天人类极其珍贵的文化遗产。

缺点:声音信息的传递范围从广度和深度上讲,均受到很大的限制。

2、文字的出现使人类可以在时空上对信息的经营管理得以加强,使信息经营管理发生了重大的变革。(在文字发明以前,人们通过图画的方式来记录、传递与保存信息,由此产生了象形文字,并最后导致了正式文字的诞生。)

3、在古代时期,我国的信息经营管理行为在全世界是最具备代表性的。清朝“康乾盛世”之前,我国一直国力强大、经济繁荣,各项事业都走在世界的前列,社会信息资源丰富,信息经营管理的手段也比较发达。广泛利用了当时比较先进的经营管理思想与方式,如将分类经营管理的思想应用到信息经营管理行为之中,编制出了经世济用的“四部分类法”,即以经、史、子、集为主的分类体系。

4、古代封建社会的信息资源紧要以文献信息资源为主。

文献信息资源: 手抄本è雕版印刷术和活字印刷术

中国人向世界贡献了四大发明。其中有两项就涉及到信息经营管理技术—造纸术与印刷术大大推进了世界信息数量的增长以及信息加工手段的提高,同时也扩大了信息传递的空间范围,加快了信息传递的速度。

  • 古代信息经营管理行为时期的特点:

1、总的来说,信息资源数量针对当今的社会信息资源来说,古代信息经营管理时期的信息经营管理对象以纸制手抄本以及印刷本为主,数量有限。

2、古代封建时期的中国信息资源数量在当时的世界上应该说是属于前列位置的。我国古时的信息资源经营管理技术与方式也走在了世界前列。

3、信息经营管理重心集中于“藏”,主张藏书秘不示人,属于私人财产,甚至于即使是家人也难于看到馆藏。这一方面有利于文献的保管,使之得以流传到今,但另一方面。也有悖于信息经营管理“传”与“用”的宗旨。

4、我国也有着良好的信息经营管理传统,各朝代都有专门记录和经营管理档案文书的官员,如司马迁就是史官,负责这方面的事务。当然,国家的文献信息资源经营管理行为也是积极主动的,各朝各代都修史,在史册中皆要有专门记录当代文献的史册,用中国传统的目录学方式。对所记录文献加以“辨章学术、考镜源流”,这种信息经营管理的思想极大地丰富了现代信息经营管理的内涵。我国古代有历史可查的图书整理行为起于汉代刘向、刘歆的<七略>和<七录>,虽然这两部书均已亡佚,但从<汉书·艺文志>中还可见其内容、方式与规模。<隋书·经籍志>也是我国古代具备代表性的信息经营管理行为成果之一。

5、古代的图书整理行为到清朝达到极致,其代表性事件就是<四库全书>的出版。其倡导的信息经营管理方式—四部分类法是适合于中国古代典籍的文献信息经营管理方式,它所创造的信息分类经营管理思想,对今天的信息经营管理行为和行为都产生了深远的影响与冲击。今天,四部分类法依旧是中国传统古籍资源的整理方式。

古代时期的信息经营管理行为,没有形成社会规模;社会信息资源数量有限,并且以纸制手抄本及印刷本为主;信息存储的方式是封闭的、私有化的;信息经营管理的手段与方式以手工为主,创造出了适用于当时的信息资源状况的独特方式,并且将此方式与学术研究及其方式结合在一起;文献资源的所有者或者是官方指定的官员是信息经营管理的主体,完成信息经营管理行为,执行信息经营管理行为。

二、近代信息经营管理行为时期
  • 时间:从机器大出产代替手工出产,资本主义代替封建主义成为世界主流社会形态后开始的。

信息经营管理行为的兴盛与衰落与一个国家文化和经济的兴盛与衰落是相伴而行的。19世纪前是东方文化的世界,20世纪是西方文化的世界,我国古代的信息经营管理行为成为世界的领头军,但19世纪末20世纪初开始,随着我国经济的衰退,信息经营管理行为的重心开始向西方国家倾斜。

  • 背景:这一时期,资本主义的科学与民主等人文主义思想不断扩散到全世界。人们追求真理、追求进步思想的呼声高涨,直接推动了社会的整体进步;社会中可接受教育的人数不断增多,群众的识字率不断提高,社会文化不断普及。社会信息资源因为科学技术的进展而快速增加,特别是新型的机器印刷的出现加快了文献信息的出产,使得社会信息积聚不断加快;除了图书这种信息载体类型之外,报纸、杂志等新型载体也大量涌现,但仍旧以纸制印刷品为主;信息传递的渠道增多。信息交流的广度和深度大大加强。
  • 特点:

1、与前一个时期相比,这个时期最明显的进步就是社会文化水平的提高。对于信息保存来说,藏书楼式的藏书制度被彻底打破。在以图书文献为紧要的社会信息资源的社会背景下,保存文献信息资源的责任义无反顾地选择了这一时期新型的信息存储机构——图书馆。

2、图书馆的出现是人类文明的一大进步,它区别于传统的藏书楼,它已经将信息经营管理的目的从简单的“藏”进展到“藏”与“用”相结合。图书馆的出现,一方面反映了普通人追求知识的热情,人们可以平等地追求知识,另一方面也反映了社会的进步与进展。20世纪二三十年代在西方国家发起的公共图书馆运动充分证明了这一点,同时也极大地推动了图书馆事业的大进展,更多类型的图书馆不断涌现。

3、图书馆的出现促进了信息的经营管理思想及经营管理手段与方式的变化。联合国教科文组织认定的图书馆四项职能是:保存人类文化遗产,社会信息流整序,传递情报,启发民智的文化教育。在这里,最重要的当属社会信息流的整序职能。

4、图书馆开创了具备现代意义的一系列行之有效的信息经营管理方式,如分类法、编目法、主题法、索引法、计量法等。这个时期,从事信息经营管理的人员不能再以官员的身分出现,取而代之的是专业的信息经营管理人员。这种专门化的信息经营管理人员在这个阶段紧要集中于图书馆中,被称为图书馆员。

近代信息经营管理行为时期虽然信息经营管理思想、手段与方式不断进步,但信息经营管理仍旧被解释为“对信息的经营管理”,是一个简单的动词,信息经营管理强调的仍旧是对信息加以经营管理的技术手段与方式,没有上升到一个战略的高度,它的内涵还是比较单薄的。这一阶段,以文献信息为中心,图书馆为紧要场所,由专门的信息经营管理专业人员所创造的一系列技术手段成为信息经营管理的紧要方式,同时出现了针对信息收集、处理、保存、利用等历程的解释。

三、现代信息经营管理行为时期
  • 时间:以第二次世界大战的结束为标志,信息经营管理行为进入了第三个阶段——现代信息经营管理时期。(即随着世界上第一台计算机在1945年研制成功,在次年2月的正式面世。)

信息技术在信息经营管理行为的进展中占有重要地位,它主导着信息经营管理各时期的进展。计算机技术的出现,对整个人类社会的方方面面都产生了巨大的影响。

  • 背景:在第三个阶段,社会经济在遭受了战争的创伤后,进入了恢复与进展时期。资本主义经历了两次世界大战,完成了资本的原始积累。进入了迅速进展的快车道,世界经济出现了欣欣向荣、蒸蒸日上的景象,也促进了社会其他领域的大进展。
  • 特点:

1、计算机、网络等现代信息技术的迅速进展,对信息经营管理的进展起到重大推动作用,对人类的工作与学习方式,而且对人类思维方式都产生了巨大的影响。网络的出现也扩大了信息交流的范围,促进了信息的爆炸性增长。

2、信息传播与交流方式发生了翻天覆地的变化。报纸与杂志出现的时代比较早,在近代信息经营管理时期就已经存在了,而在第二次世界大战后,广播、电视、网络三大媒介形式出现,并且成为大众信息交流的紧要手段与方式,刺激了信息量的迅猛增加,人们获取信息的渠道与方式改变了,社会信息量加大了。目前,电子信息交流的方式极大地改变着自人类诞生以来阿传统信息交流手段与渠道。

3、伴随着信息技术的变化,信息资源类型不断多样化。除了文献型信息资源外,还出现了缩微型、电子型、网络型等新型媒体,如网络上的流媒体,已经引起了人们的极大兴趣与关注。信息经营管理技术的不断复杂化与多功能化,也为信息的深度经营管理奠定了基础,由向载体单元的操作深入到了信息内部的知识单元,要挖掘信息内部存在的具备逻辑关联的智慧资源,这对信息经营管理的要求越来越高。

4、信息经营管理的手段充分利用信息技术,一方面提升了上两个时期形成的信息经营管理方式,另一方面结合新的信息形式、信息载体、信息类型,而开发出新的经营管理技术手段,如数据库、数据仓库、联机解析、商务智能等。

5、图书馆在这一时期继续扮演着社会信息流整序的职能,但它已经不再是惟一具备此类社会职能的信息经营管理机构,社会上出现了相对于图书馆来说。功能与目的皆区别的各类型信息经营管理机构,如咨询企业、企业经营管理企业、调查企业等,它们共同承担着区别领域、部门和层次的社会信息流的经营管理工作,共同完成整个社会中信息流的经营管理。

综上所述,现代的信息经营管理已经大大超越了古代和近代时期对信息经营管理的理解框架,发生了质的认识变化;信息经营管理的内涵与外延都得到了扩大,它所面对的信息资源已经远远超出了传统的文献型信息资源的范畴,扩大到了多种新型的信息类型,整个社会的信息资源呈几何级数增长,区别的部门和领域均不得不面对信息经营管理的挑战;信息经营管理技术充分利用了现代信息技术的优势,突破了传统处理文献的信息经营管理技术范围,大量采用了网络、数据库、数据仓库、联机解析技术等先进技术手段与方式,传统的信息经营管理技术在新的技术环境下不断地完善与进展,以适应新的环境的变化;而信息经营管理人员早已不仅是以传统的文献信息处理为任务,而且更加技术化、专业化、专门化,他们在组织内部被称为CIO或CKO,已经成为社会组织中的一个阶层。

信息经营管理的特征

1.经营管理类型特征

信息经营管理是经营管理的一种,因此它具备经营管理的一般性特征。例如,经营管理的基本职能是计划、组织、领导、控制;经营管理的对象是组织行为;经营管理的目的是为了实现组织的目标等等,在信息经营管理中同样具备。但是,信息经营管理作为一个专门的经营管理类型,又有自己的独有特征:

(1)经营管理的对象不是人、财、物,而是信息资源和信息行为。

(2)信息经营管理贯穿于整个经营管理历程之中。

2.时代特征

(1)信息量猛增

随着经济全球化,世界各国和地区之间的政治、经济、文化交往日益频繁;组织与组织之间的联系越来越广泛;组织内部各部门之间的联系越来越多,以致信息量猛增。

(2)信息处理和传播速度更快

由于信息技术的飞速进展,使得信息处理和传播的速度越来越快。

(3)信息处理的方式日趋复杂

随着经营管理工作要求的提高,信息处理的方式也就越来越复杂。早期的信息加工,多为一种经验性加工或简单的计算。现在的加工处理方式不仅需要一般的数学方式,还要运用数理统计方式、运筹学方式等。

(4)信息经营管理所涉及的领域不断扩大

从知识范畴上看,信息经营管理涉及到经营管理学、社会科学、行为科学、经济学、心理学、计算机科学等;从技术上看,信息经营管理涉及到计算机技术、通信技术、办公自动化技术、测试技术、缩微技术等。

信息经营管理的分类

1.按经营管理层次分类

宏观信息经营管理、中观信息经营管理、微观信息经营管理。

2.按经营管理性质分类

信息出产经营管理、信息组织经营管理、信息系统经营管理、信息产业经营管理、信息市场经营管理等。

3.按应用范围分类

企业信息经营管理、政务信息经营管理、商务信息经营管理、公共事业信息经营管理等。

4.按经营管理手段分类

手工信息经营管理、信息技术经营管理、信息资源经营管理等。

5.按信息内容分类

经济信息经营管理、科技信息经营管理、教育信息经营管理、军事信息经营管理等。

信息经营管理的基本原理

信息经营管理是涉及信息技术、信息资源、参与行为的人员等要素,是多学科、多要素、多手段的经营管理行为。作为一种社会性的经营管理行为,它具备一般经营管理行为的特点;作为一种技术性很强的经营管理行为,它要运用许多技术手段和经营管理手段。同时,信息经营管理行为总是指向一定目标,达到一定的效果并完成预定的任务。

从微观的角度来看,信息经营管理的目标包含两个方面:一是建立信息集约,即在收集信息的基础上,实现信息流(即信息从信源出发后,沿着信道向信宿方向传递所形成的“流”)的集约控制;二是对信息实行整序与开发,实现信息的质量控制。从宏观的角度来看,信息经营管理的目标是为了提高社会行为资源的系统功能,最终提高社会行为资源的系统效率。

信息经营管理原理是信息经营管理行为本身所包含的具备普遍意义的规律。下面从信息资源状态变化和信息经营管理行为目标指向的角度,简要解析信息经营管理的四大基本原理。

1、信息增值原理

信息增值是指信息内容的增加或信息行为效率的提高。它是通过对信息的收集、组织、存储、查找、加工、传输、共享和利用来实现的。 信息增值包含以下内容:

(1)信息集成增值

从零散信息或孤立的信息系统中很难得到有用的信息或用于决策的知识,因此,零散信息或孤立信息系统的集成是很重要的。

信息集成是指把零散信息或孤立的信息系统整合成区别层次的信息资源体系。它包含三个区别层次的信息增值阈:

①把零散的个别信息收集起来形成的信息集合;

②孤立的信息系统的集成;

③社会整体的信息资源的集成。

(2)信息序化增值

信息的序化是信息行为的结果,是信息组织的价值体现,目的是为了实现快速存取。信息序化克服了混乱的信息流带来的信息查询和利用困难,提高了查找效率,节约了查询成本。有序化的信息集合是信息资源建设的基本条件。

(3)信息开发增值

有序的信息资源不仅能够保证信息的可查询性,而且能够根据信息内容的关联性开发新的信息与知识资源。

2、增效原理

信息经营管理可以通过提给信息和开发信息,充分发挥信息资源对包含信息和知识在内的各种社会行为要素的渗透、激活与倍增作用,从而节约资源、提高效率、创造效益,实现社会的可持续进展。信息经营管理是现代社会节约成本,提高效率,实现可持续进展的有效途径。

3、服务原理

信息经营管理与一般的经营管理历程相比,具备更强烈的服务性。信息经营管理的作用最终体现为信息资源对包含信息知识在内的各种社会行为要素的渗透、激活与倍增作用。这决定了信息经营管理必须通过服务用户来发挥作用。信息经营管理的所有历程、手段和目的都必须围绕用户信息满足程度这个中心。信息经营管理方式和手段的采用,行为的安排,技术的运用,信息系统的设计与开发等都必须具备方便、易用的服务特色,以提高服务能力与水平为宗旨。

4、市场调节原理

信息经营管理也受到市场规律的调节,紧要表现在以下两个方面:

(1)信息产品的价格受市场规律的调节,价值规律是信息商品市场的基本规律。市场这只“看不见的手”是调节信息产品与信息服务的紧要力量。

(2)信息资源要素受市场规律的调节。在信息商品市场上,信息、人员、信息服务机构、技术、信息设施等各种资源要素配置会达到某个效率的均衡点。信息产品的市场价格及其背后的社会信息需求是信息资源配置的动力。

信息经营管理的方式

一、逻辑顺序方式

从某种意义上讲,信息经营管理就是对信息资源实行经营管理。对企业来说,信息经营管理的紧要任务是将企业内外的信息资源调查清楚,并根据类别加以解析研究,以便找出那些对本企业的生存和进展有促进作用的信息资源。所以,在这里把信息资源的经营管理划分为信息调查、信息分类、信息登记、信息评价四个基本步骤。第一步,实行切实的调查以及摸清信息资源的状况是信息经营管理的基础。因为信息资源涉及的范围非常广泛,所以必须从使用者的需求出发,了解企业对信息方面的需求状况,做到心中有数。信息资源调查的紧要目的是不仅要调查清楚目前的明显的信息资源,而且更紧要的是发现对企业未来有重要意义的潜在的信息资源。第二步,信息分类是信息资源经营管理的一个最基本的工作。收集得到的信息形式可能是多种多样的,专门人员对信息实质内容的把握要清晰,所以有必要做好信息分类。分类不宜过多、过细,要便于解析和综合。目前还没有统一的信息分类原则,紧要是根据企业的实际状况来考虑信息分类问题。第三步,信息登记是一项具体而又繁琐的工作。

调研人员应该亲自将调查所收集到的企业信息资源的状况实行归纳和整理,登记在信息资源表上。然后,按信息资源分类将登记表编出目录,并按照部门编出索引,以便迅速查找。、第四步,信息研究的目的是为了更好地使用信息资源。企业在信息资源方面的投入就是为了取得效益。这就需要研究每一项信息资源的供应、经营管理和使用状况,找出现有信息资源不能满足今后需要的问题,并采取积极有效的措施。并不是所有的信息都是资源,只有对企业的进展目标和现实出产有意义的信息资源才是企业的宝贵资源。

二、物理历程方式

信息与世界上所有的其他事物一样,都有其发生、进展、成熟和死亡的历程。信息生命周期是信息运动的自然规律。从信息的产生到最终被使用发挥其价值,一般可以分为信息的收集、传输、加工、存储、维护这几个阶段。信息经营管理的紧要任务是识别使用者的信息需要,对数据实行收集、加工、存储,对信息的传递加以计划,将数据转化为信息,并将这些信息及时、准确、适用和经济地提给给组织的各级主管人员以及其他相关人员。在生命周期的每一个阶段都有其具体工作,需要相应的经营管理。这里将信息生命周期的经营管理概括为以下四个方面:

(1)信息需求与服务。一方面,这是信息规划的问题,目的是明确信息的用途、范围和要求。另一方面,就是要为用户提给信息,让他们利用信息实行经营管理决策。

(2)信息收集与加工。紧要是通过已有的渠道或建立新的渠道去收集所需要的数据。将收集到的数据按照规范的要求实行处理,这时的数据才成为真正的信息。

(3)信息存储与检索。将处理后的信息按照科学的方式存储起来,以便用户检索使用。存储并不是目的,而只是手段,检索才是存储的目的。

(4)信息传递与反馈。信息的作用在于用户所接受和采用。

三、企业系统规划方式

企业系统规划法(Business System Planning,BSP)是由IBM企业提出的,紧要是基于信息支持企业运行的思想。该方式的应用帮助企业改善了对信息和数据资源的使用,满足了企业近期和长期的信息需求,从而成为开发企业信息系统的有效方式之一。企业系统规划方式是通过全面调查,解析企业信息需求,确定信息结构的一种方式。只有对组织整体具备彻底的认识,才能明确企业或各部门的信息需求。BSP方式的基本原则如下:

(1)信息系统必须支持企业的战略目标。

(2)信息系统的战略应当表达出企业各个经营管理层次的需求。

(3)信息系统应该向整个企业提给一致信息。

(4)信息系统应是先“自上而下”识别,再“自下而上”设计。

(5)信息系统应该经得起组织机构和经营管理体制变化。

实行企业系统规划的步骤大致如下:

1.研究的准备工作

企业的最高层领导亲自参与;企业各紧要业务部门的负责人能正确解释他们所在部门得到的资料;由经验丰富的系统解析师全面负责;在整个工作中,需要各业务部门的具体经营管理人员积极配合,提给详细真实的材料。要制定研究计划。参与研究的成员在思想上要明确“做什么”、“为什么做”、“如何做”,以及达到的目标是什么。BSP是一项系统工程性的工作,要做好充分的准备,这对成功完成任务非常重要。所以,在这里,我们要再强调一下准备工作,如果准备工作没有做好,不要仓促上阵。

2.研究的开始阶段

企业规划方式研究的首项行为是企业状况介绍,全体研究组成员都要参与。介绍内容包含三个方面:首先,由企业的最高领导介绍研究的目标,期望的成果和研究的远景,以及企业的行为和目标的关系。其次,由系统解析员介绍收集到的相关资料,使成员熟悉有关资料。系统解析员还应该对有关问题提出自己的评价和看法。再次,由各重要业务部门的负责人介绍本部门数据处理的状况。通过以上三个方面内容的介绍,加上已收集到的有关资料,将加深对企业及其数据处理业务的全面了解。

3.定义企业历程

定义企业历程是该方式的核心。研究组的每个成员均应全力以赴去识别它们,描述它们,对它们要有彻底的了解,只有这样,BSP才能成功。企业历程被定义为逻辑上相关的一组决策和历程的集合,这些历程和决策是经营管理企业资源所需要的。整个企业的经营管理行为由许多企业历程组成。识别企业历程可对企业如何完成其目标有一个深刻的了解。识别企业历程要依靠已有材料实行解析研究,但更重要的是要和经验丰富的经营管理人员讨论商量,因为只有他们对企业的行为了解得最深刻。总之,识别历程是BSP方式的关键,应当给予充分的重视。

4.定义数据类

企业历程被识别后,下一步就是要对由这些历程所产生、控制和使用的数据实行识别和分类。数据类是指支持企业所必需的逻辑上相关的数据。可以通过企业资源/数据类矩阵解析,识别与这些企业资源有关的数据类。行表示紧要的数据类型,列表示企业资源,相对每一个数据类型填上相应的数据。这种方式首先列出企业实体,然后列出数据类,也就是所谓的企业实体法。

5.解析当前业务与系统的关系

当对企业历程和实现它们所必需的数据类有清晰的了解后,还必须了解当前的数据处理工作是如何支持企业的。我们解析企业与系统的关系紧要是通过几个矩阵。我们可以画出系统历程矩阵,用以表示某系统支持某历程。通过对机构职责和相对于每一历程的信息需求的深入解析,研究人员对问题会有进一步的了解,建立起问题和历程间的关系,识别出对于历程的信息需求,并把它们包含到上面定义的数据类中。

6.定义信息结构

当企业历程和数据类确定后,应研究如何组织经营管理这些数据,即将已识别的数据类,按逻辑关系组织成数据库,从而形成信息系统来支持企业历程。为了识别要开发的信息系统和其子系统,需要用表达数据对系统和系统所支持的历程之间关系的关系图来定义出信息结构。信息结构确定出分系统和子系统,根据它们产生、控制和使用的数据类以及它们支持的企业历程,提给企业将来信息支持的概貌。以上是BSP研究方式的简单介绍。它概括地描述了BSP方式的基本概念和基本内容。一般认为它适合较大型的信息系统规划。

四、战略数据规划方式

战略数据规划法是美国著名学者JamesMartin提出的。他曾明确指出,系统规划的基础性内容有以下三个方面:①企业的业务战略规划;②企业信息技术战略规划;③企业战略数据规划。其中战略数据规划是系统规划的核心。战略数据规划工作历程的紧要环节如下:

1.实行业务解析,建立企业模型

依靠各级经营管理人员和业务人员,由系统解析员向企业中的各层经营管理人员、业务人员实行调查。具体调查的内容包含:系统边界、组织机构、人员分工、业务流程、信息载体、资源状况、薄弱环节。可以采取以下的调查方式:查找书面资料、发调查表、直接观察等。实行业务解析要按照企业的长远目标,解析企业的现行业务及业务之间的逻辑关系,将它们划分为若干个职能域,然后弄清楚各职能域中所包含的全部业务历程,再将各业务历程细分为一些业务行为。具体要从组织机构图出发,最终建立企业模型:职能域——业务历程——业务行为。

2.实行数据解析,建立主题数据库

在业务解析的基础上,可以弄清楚所有业务历程所涉及的数据实体及其属性。重点是解析实体及其相互之间的联系。按照各层经营管理人员和业务人员的经验和其他方式,将联系密切的实体划分在一起,形成实体组。这些实体组内部的实体之间联系密切而与外部实体联系松散,它们是划分主题数据库的依据。这里具体又可以分为两个阶段:

(1)信息过滤

从内外信息中,认识出对系统有用的信息。信息的来源非常广泛,有大量来自系统内部的各类信息,也有来自外部的涉及面广的各种信息,我们不可能也没有必要将全部的信息都收集起来,必须对信息实行过滤,识别出有用的信息。

(2)主题库定义

将信息经过过滤识别出来后,下一个阶段就是要从全局出发,根据经营管理需求将信息按照区别的主题实行“分类”,然后分别对每一个主题数据库实行定义工作。识别出的信息实行分类并建立主题数据库。目前还没有一套形式化的方式,只是将与某一个经营管理主题相关的数据归于一个数据库。另外,还要实行数据的分布解析(使用/产生)和可靠性规划(有条件共享/权限定义)。

3.子系统划分

主题数据规划出来后,可通过对主题库与业务历程对应矩阵的一系列处理来规划新系统的组成——各子系统。第一步:建立业务历程与主体库的对应矩阵(U/C),哪些业务历程产生或使用这些数据。第二步:变动主体库的顺序,使得字母C大致排列在从左上角到右下角的对角线上。第三步:根据新系统逻辑职能域的划分,用方框划分子系统。在划分好子系统后,我们应该对各个子系统的内容实行解析和说明,并将它们写下来。根据信息的产生和使用来划分子系统,并尽量将信息产生的企业历程和信息使用的企业历程划分在同一个子系统中,从而达到减少子系统之间信息交换的目的。这样,整个信息系统是由若干个子系统构成。这些子系统之间是通过主题库实现信息交换关系。

信息经营管理模式

对应三种社会背景:信息技术、信息经济、信息文化

技术经营管理:用技术手段从事搜集、整理、存储和传播工作

经济经营管理:运用经济手段,按照客观经济规律要求,经营管理信息资源

人文经营管理:通过信息政策、信息法律及信息道德等人文手段,对信息资源实行经营管理

三者目标一致,功能协调

对信息的有效经营管理应在这三个方向上努力

信息经营管理的职能

1.信息经营管理的计划职能

信息经营管理的计划职能,是围绕信息的生命周期和信息行为的整个经营管理历程,通过调查研究,预测未来,根据战略规划所确定的总体目标,分解出子目标和阶段任务,并规范实现这些目标的途径和方式,制定出各种信息经营管理计划,从而把已定的总体目标转化为全体组织成员在一定时期内的行动指南,指引组织未来的行动。信息经营管理计划包含信息资源计划和信息系统建设计划。信息资源计划是信息经营管理的主计划,包含组织信息资源经营管理的战略规划和常规经营管理计划,信息资源经营管理的战略规划是组织信息经营管理的行动纲领,规范组织信息经营管理的目标、方式和原则,常规经营管理计划是指信息经营管理的日常计划,包含信息收集计划、信息加工计划、信息存储计划、信息利用计划和信息维护计划等,是对信息资源经营管理的战略规划的具体落实。信息系统是信息经营管理的重要方式和手段。

信息系统建设计划是信息经营管理历程中一项至关重要的专项计划,是指组织关于信息系统建设的行动安排和纲领性文件,内容包含信息系统建设的工作范围、对人财物和信息等资源的需求、系统建设的成本估算、工作进度安排和相关的专题计划等。信息系统建设计划中的专题计划是信息系统建设历程中为保证某些细节工作能够顺利完成、保证工作质量而制定的,这些专题计划包含质量保证计划,配置经营管理计划、测试计划、培训计划、信息准备计划和系统切换计划等。

2.信息经营管理的组织职能

随着经济全球化、网络化、知识化的进展与网络通信技术、计算机信息处理技术的进展,这些对人类行为的组织产生了深刻的影响,信息行为的组织也随之进展。计算机网络及信息处理技术被应用于组织中的各项工作,使组织能更好地收集情报,更快地做出决策,增强了组织的适应能力与竞争力。从而使组织信息资源经营管理的规模日益增大,信息经营管理对于组织更显重要,信息经营管理组织成为组织中的重要部门。信息经营管理部门不仅要承担信息系统组建、保障信息系统运行和对信息系统的维护更新,还要向信息资源使用者提给信息、技术支持和培训等。

综合起来,信息经营管理组织的职能包含信息系统研发与经营管理、信息系统运行维护与经营管理、信息资源经营管理与服务和提高信息经营管理组织的有效性等四个方面。提高信息经营管理组织的有效性,即通过对信息经营管理组织的改进与变革,使信息经营管理组织高效率地实现信息系统的研究开发与应用、信息系统运行和维护、向信息资源使用者提给信息、技术支持和培训等服务,使信息经营管理组织以较低的成本满足组织利益相关者的要求,实现信息经营管理组织目标,成为适应环境变化的、具备积极的组织文化的、组织内部及其成员之间相互协调的、能够通过组织学习不断自我完善的、与时俱进的组织。信息经营管理组织利益相关者是信息经营管理组织内部和外部与组织业绩有利益关系的集团和个人。每个利益相关者在组织中追求区别的利益,对信息经营管理的要求是区别的。对企业来说信息经营管理组织的利益相关者包含股东、信息经营管理组织的工作人员、企业经营管理者、组织内信息用户、政府部门、债权人、供应商和客户等。

利益相关者要求信息经营管理组织快速地提给相关的组织信息,并对信息经营管理组织有区别的有效性评价标准。股东注重信息经营管理组织的财务收益性;组织的成员希望自我实现并有好的工资待遇;债权人、供应商希望有可靠的信用与合理的利润;企业经营管理者与组织内信息用户希望信息经营管理组织提给好的信息服务,方便地使用信息系统,并能为其决策提给良好的支持;政府部门希望信息经营管理组织遵守法律、法规,提给真实可靠的信息;客户希望信息经营管理组织提给关于产品和服务等方面的真实可靠的信息,以获得相应的实惠。

3.信息经营管理的领导职能

信息经营管理的领导职能指的是信息经营管理领导者对组织内所有成员的信息行为实行指导或引导和施加影响,使成员能够自觉自愿地为实现组织的信息经营管理目标而工作的历程。其紧要作用,就是要使信息经营管理组织成员更有效、更协调地工作,发挥自己的潜力,从而实现信息经营管理组织的目标。信息经营管理的领导职能不是独立存在的,它贯穿信息经营管理的全历程,贯穿计划、组织和控制等职能之中。具体来说,信息经营管理的领导者职责包含:参与高层经营管理决策,为最高决策层提给解决全局性问题的信息和建议;负责制定组织信息政策和信息基础标准,使组织信息资源的开发和利用策略与经营管理策略保持高度一致,信息基础标准涉及信息分类标准、代码设计标准、数据库设计标准等等;负责组织开发和经营管理信息系统,对于已经建立计算机信息系统的组织,信息经营管理领导者必须负责领导信息系统的维护、设备维修和经营管理等工作,对于未建立计算机信息系统的组织,信息经营管理领导者必须负责组织制定信息系统建设战略规划、决策外包开发还是自主开发信息系统、在组织内推广应用信息系统以及信息系统投运后的维护和经营管理等;负责协调和监督组织各部门的信息工作;负责收集、提给和经营管理组织的内部行为信息、外部相关信息和未来预测信息。

4.信息经营管理的控制职能

信息经营管理的控制职能是指为了确保组织的信息经营管理目标以及为此而制定的信息经营管理计划能够顺利实现,信息经营管理者根据事先确定的标准或因进展需要而重新确定的标准,对信息工作实行衡量,测量和评价,并在出现偏差时实行纠正,以防止偏差继续进展或今后再度发生;或者,根据组织内外环境的变化和组织进展的需要,在信息经营管理计划的执行历程中,对原计划实行修订或制定新的计划,并调整信息经营管理工作的部署。也就是说,控制工作一般分为两类:一类是纠正实际工作,减小实际工作结果与原有计划及标准的偏差,保证计划的顺利实施;另一种是纠正组织已经确定的目标及计划,使之适应组织内外环境的变化,从而纠正实际工作结果与目标和计划的偏差。

信息经营管理的控制工作是每个信息经营管理者的职责。有些信息经营管理者常常忽略了这一点,认为实施控制紧要是上层和中层经营管理者的职责,基层部门的控制就不大需要了。其实,各层经营管理者只是所负责的控制范围。

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