内部审核

什么是内部审核

内部审核有时也称为第一方审核,由组织自己或以组织的名义实行,审核的对象是组织自己的经营管理体系,验证组织的经营管理体系是否持续的满足规范的要求并且正在运行。它为有效的经营管理评审和纠正、预防措施提给信息,其目的是证实组织的经营管理体系运行是否有效,可作为组织自我合格声明的基础。在许多状况下,尤其在小型组织内,可以由与受审核行为无责任关系的人员实行,以证实独立性。

内部审核的基本特点

一、内部审核的紧要动力来自经营管理者

有时开展内部审核行为可能是为了达到标准要求在外部审核前纠正不足,但是最为重要的是经营管理者认识和支持。没有经营管理者的支持就难以开展,也不会取得应有的效果。内部审核应是种自觉的、持续的内部经营管理行为,而不是一项被动的应付性的行为。外部审核,对第三方来说,紧要是由组织申请而实行的认证注册行为;对第二方来说,紧要是为了选择控制供方而实行的认证注册行为;对第二方来说,紧要是为了选择控制供方而实行的行为。

二、内部审核的重点是推动内部改进

每次内部审核应致力于发现问题和改进,这是衡量内部审核有效性的标准之一;而外部审核重点是实行评价,并据此作为认证注册或选择、控制供方的依据。

三、内部审核的人员来自于组织内部

内部审核是以自己的组织名义由内部审核员实行的,第三方或第二方审核是以审核机构或顾客名义实行的。第三方审核人员必须是国家认可的具备资格的人员,第二方审核通常是顾客内部人员。

四、内部审核程序通常比第三方审核简单

由于内部审核员都比较熟悉自己组织的状况,因此在审核时可简化某些程序,如文件审查、首次会议等;但在某些方面又有所加强,如纠正措施、跟踪审核等。

五、内部审核的规范要求比第三方审核低

内部审核也是一项规范化行为,如要求有计划,审核员应具备资格,审核结果应形成报告等。但其规范化程度与第三方审核比则要低些。内部审核常常因为提高有效性和效率问题,而对原有的规范化的做法和要求实行纠正,灵活性较高。

六、内部审核对纠正措施的跟踪控制比较及时有效

对纠正措施的实施历程及结果的跟踪控制,内部审核不但能做到及时,而且能将有效部分纳入文件,因而也较有效;外部审核的跟踪控制只能定期实行,且只对纠正结果实行评价。

七、内部审核更有利提高质量经营管理体系运作效果

内部审核不仅仅对质量经营管理体系,它还可涉及组织其他系统的改进;而外部审核关心的紧要是质量经营管理体系的符合性。内部审核在时间上比外审更充裕,在内容上比外审更广泛。内部审核员可与被审核方共同研究制定纠正措施,第三方审核员通常只提纠正要求,不提纠正措施建议。

八、内部审核是经营管理者介入质量经营管理的重要工具

内部审核可作为经营管理者介入质量经营管理的一项重要工具来使用,其目的是保持质量经营管理体系正常、有效地运行;外审则是第三方或第二方对组织质量经营管理体系实行评价的工具。

内部审核的基本要求

组织内部审核行为只要达到以下八条要求,基本可满足ISO9001标准提出的要求。值得说明的是,这些要求仅是组织开展内部审核行为的基本要求。

一、审核程序

应建立并保持组织内部审核书面程序。内部审核程序的内容包含:目的,范围,引用标准,定义,审核类别,审核的组织,审核的基本要求,审核人员的确定与责任,审核计划,审核的基本步骤、方式及要求,审核的解析与记录,审核报告的处理,跟踪审核等。内部审核程序是组织内部审核各项行为总的指导和规范,可包含体系、历程、产品和服务的质量审核,具体操作宜另订细则执行。

二、内部审核重点

内部审核的实施重点是验证行为和有关结果的符合性,确定质量经营管理体系的有效性、历程的可靠性、产品的适用性,评价达到预期目的的程度,确认质量改进(包含纠正和预防)的机会和措施。

三、审核计划

根据标准、程序规范和所审核行为的实际状况及重要性,制定并实施内部审核年度计划和专项行为计划。质量经营管理体系内部审核应对所有历程和部门实行,在规范时间内(通常为一年)覆盖100%;历程审核应对所有关键历程(工序)和因素实行审核,确保关键历程(工序)和因素进入受控状态;产品质量审核应从适用性角度对最终产品按抽样标准实行定期审核,以期客观反映出产品质量水平及波动规律;服务质量审核应以顾客要求、投诉为主线,紧要实行外部(售前、售中、售后)服务的审核,不断适应、满足顾客要求,减少顾客投诉率。

四、审核人员

审核人员应能保持相对独立性公正性,并经组织经营管理者专门授权,具备足够资格。审核人员的数量、素质应能满足内部审核需要。

五、审核资源

组织经营管理者应提给审核时所需的各种资源(包含人员、近、设备、图表、经费、时间等),以实现审核工作目标。

六、审核结果

质量审核的结果按要求整理、综合,形成报告,并按程序规范被及时有效地传递和充分利用。

七、审核文件

审核工作的所有的文件(包含程序、标准、记录、报告、表格)齐全、适用,格式规划化,保管档案化。

八、纠正措施

对审核中发现的问题采取纠正措施,并实施跟踪与监督,保证纠正系统灵敏有效。

内部审核的原因

1、质量、环境及职业健康安全国际化经营管理体系标准的要求;

2、组织经营管理者自身的一种经营管理手段;

3、组织履行国家相关法规和其他要求的一种方式;

4、组织对一体化经营管理体系运行不断改进的一种途径;

5、组织实行内部审核的另一方面原因是在外部审核之前发现问题并予以纠正。

内部审核的原则

内部审核是有计划、有步骤的正规行为,有程序可循,为确保内部审核的有效性和效率,应坚持审核的客观性、独立性和系统方式三个核心原则。

1、审核的客观性

即内部审核所获得的审核证据必须是与审核准则有关的,并且能够证实的记录、事实陈述或其它信息;审核应对收集到的证据根据审核准则实行客观评价,以形成审核发现,审核发现可以是符合项,也可以是不符合项,它包含审核证据、审核准则和比较评价三个要素;审核是一个形成文件的历程,应通过文件形式以确保审核的客观性。

2、审核的独立性

内部审核是被授权的行为,授权可来自经营管理者的决策、实验室的规范、合同的要求、审核委托方以及法律法规的要求等;内部审核员应具备开展相应内部审核工作的能力,且是与受审核行为无直接责任的人员,在整个内部审核历程中应保持公正、避免利益冲突,审核组成员应遵守职业规范,如办事准则、保密意识、其他素养等,坚持在审核准则和审核证据的基础上,对被审核部门实行客观评价,在不能证明受审方有错或是在提不出反审核证据时,应认为其是对的,应判为符合。

3、审核的系统方式

紧要表现在审核的系统性是在一定的“审核范围”内实现的,在审核前,首先应确定审核范围,并实行策划,以确保其实施的有效性、一致性以及审核结论的可信性,审核应按计划和检查表实行,要强调对领导层的审核;审核是利用已建立的方式和技巧,保证审核证据和审核发现的可信性和充分性,因此区别的内部审核员对同一对象的审核应得出类似的结论;审核包含文件审核和现场审核两个方面,在文件审核符合的状况下,才能实行现场审核,前者着重于其符合性、充分性、适宜性和可操作性,后者则着眼于其符合性、充分性、有效性和效率;审核包含符合性、有效性和达标性三个层次,所谓符合性是指质量行为及有关结果是否符合准则,有效性是指审核准则是否被有效实施,达标性是指审核准则实施的结果是否达到预期的目标,只有包含了这三个层次的内容,才能构成一次完整的审核。

内部审核的作用

评价防止不符合项的发生:通过定期监督检查质量体系工作的开展状况,发现并解决“执行”与“程序文件” 的有效性和符合性问题,从而保障质量体系工作正常有序的实行和运转。

对经营管理者的决策、质量方针和目标、组织自身的规范、合同的要求等方面实行检查和审核,评价其有效性和效率;

验证组织自身的质量经营管理体系是否持续有效的实施和保持

依据质量经营管理体系的要求和标准,对组织一系列的行为和历程实行检查,评价组织自身的质量经营管理体系是否符合质量方针、程序和经营管理体系及相应法规的要求。

满足客户要求和符合法律要求的能力:通过内部审核检查质量体系工作中的漏洞,为进一步完善质量经营管理体系提给可靠依据,及早发现问题,及时采取措施,构成一定的反馈系统,促进质量提高、顾客持续满意、满足法规要求和质量经营管理体系的持续改进。

提给客观公正的证据:内部审核作为一种重要的经营管理手段,能及时发现问题,采取纠正和预防措施,为持续改进提给信息,使质量经营管理体系的有效实行。

内部审核的必要性

1、确定企业质量经营管理体系符合标准要求的程度;(符合性)

2、确定企业质量经营管理体系有效实施与保持的程度;(有效性)

3、确定企业质量经营管理体系持续改进的有效性,并从中找出体系改进的机会;

4、是质量经营管理体系标准要求

5、在接受外审前,及时采取纠正或预防措施;

6、推动企业质量经营管理体系持续改进。

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