批复

什么是批复

批复是上级机关答复下级机关请示事项的一种下行公文。

批复的种类

1.批准性批复

紧要用于审批应由上级批准的具体问题,针对下级机关请示批准的事项,实行认可和审批,具备表态性和手续性。批准性批复内容大多比较简单。例如《国务院关于同意建立促进中部地区崛起工作部际联席会议制度的批复》。

2.批示性批复

紧要用于针对下级机关提出的难以理解的政策、法规和没有明文规范的疑难问题,作出明确的解释和答复,表明意见和态度;或者在审批某一问题的同时,进一步提出一系列相关批示,要求下级照此执行。批示性批复相对批准性批复而言,篇幅一般较长。例如《国务院关于淮河流域防洪规划的批复》《国务院关于郑州市城市总体规划的批复》。

批复的特点

(一)被动性

批复是用来答复下级请求事项的,下级有请示,上级才会有批复。下级有多少份请示呈报上来,上级就有多少份批复回转下去。批复不是主动的行文,是公文中唯一的纯粹被动性文种。另有两种公文也可以是被动性的,就是报告和函。不过,报告只有在答复上级机关询问时才是被动的,函只有复函才是被动的,所以说,纯粹的被动性公文只有批复。

(二)针对性

批复的针对性极强,下级机关请示什么事项或问题,上级机关的批复就指向这一事项或问题,决不能答非所问,也无需旁牵他涉。

(三)权威性

批复的目的是指导下级机关的工作,因此批复在表明态度以后,还应当概括地说明方针、政策以及执行中的原则和注意事项。批复代表着上级机关的权利和意志,批复的意见具备指令作用,下级机关必须遵照执行。

(四)简明性

批复对请示中的事项只作原则性、结论性的表态,无需作具体的解析和阐述,因而一般要简明扼要。

批复的行文对象

批复是下行文,批复的行文对象是特定的提交请示的下级机关。批复是一对一的一种公文,下级机关提交请示请求批复,上级机关则对请示事项实行了解和调查,然后根据国家的政策方针和实际状况决定是否同意;或者对下级机关不明确的认识问题做出更加详细的说明。

在行文中要注意针对行文对象所请示事项的重点内容提出解决办法。批复既是上级机关指示性、政策性较强的公文,又是对下级单位请求指示、批准的答复性公文,因此,撰写批复要慎重及时,根据现行政策法规及办事准则,给予答复。在批复中明确指出行文对象可以怎样做,不可以怎样做;要针对行文对象的理论水平,对一些最新政策术语做相应的解释。

批复的结构和写法

批复的的写作

批复虽短,但仍有其基本的内容和规范的格式。批复通常由标题、主送机关、正文、成文时间和印章等部分组成。

(一)标题

批复的标题有以下几种写法:

1.由发文机关+发文事由+批复组成

例如;水利部报送给国务院yi 份请示,标题为《水利部关于审批海河流域防洪规划的请示》,国务院给水利部的批复标题为《国务院关于海河流域防洪规划的批复》,标题中不显示发文机关的明确态度。

2.由发文机关+表态用语+发文事由+批复组成

例如:《国务院关于同意将江苏省宜兴市列为国家历史文化名城的批复》《国务院关于同意成立保障性安居工程协调小组的批复》,标题中显示发文机关的明确态度。

批复标题的写法不一定非要套用某种格式,应视批复的内容、态度、答复的机关、事项而定。

(二)主送机关

批复的主送机关同请示一样,只能有一个,而且要与请示的发文机关名称一致。也就是说,批复的主送机关即请示的发文机关,而批复的发文机关则是请示的主送机关。

(三)正文

批复的正文紧要由引叙语、答复、结尾语三部分组成。

1.引叙语

即批复正文的开头,首先要引述下级机关来文时间、来文标题和发文字号。必要时简要引叙来文的紧要内容以作为批复的依据,表明是针对哪一请示作出的答复。这部分一般用一两句话加以概括,例如:“你省《关于要求审批嘉兴市为国家历史文化名城的请示》(浙政[2009]73号)收悉”。你省《关于<郑州市城市总体规划(2008—2020年)>的请示》收悉”。

引叙之后,用过渡语句承上启下,引出答复内容。如有上级相关的文件和规范,这是答复请示的政策和理论依据,可表述为:“根据××关于××的规范,现作如下答复”;如无,可单独用过渡语“经研究答复如下:”或“现作如下答复”加冒号引起下文。

2.答复部分

这是批复的核心部分,也是行文的目的所在。在答复部分中,首先应针对所请示的事项,给予具体的批示或明确的答复,表明态度。表态用语一般包含“同意”“原则同意”“基本同意”或“部分同意”“区别意”。表明态度的同时要写清理由。

如同意下级的请示,要写清同意的内容;

如区别意下级的请示,应用简练的语言叙述清楚区别意的理由,并作出相应的指示,使下级的工作有所遵循;

如果是部分同意,应把同意的问题和区别意的问题分别叙述清楚,对区别意的问题应简要说明原因,以便下级遵照执行。

如果是原则同意,应说明同意的前提,即在什么条件下同意,什么条件下区别意。

如果对于下级请示的事项,时机不成熟不便表态的,也要说明“暂不批复”或“正在研究,另行答复”等意见,不能置之不理。

表态应做到三点:一要合情、合理、合法,要作出正确的批复,这是前提;二要明确,态度要鲜明,用语要准确,决不能模棱两可;三要具体,要把所批复的事项表述清楚,不能使用类似“关于你部所请示的事项,同意或区别意”之类的语言,要把同意或区别意的内容表述清楚,以示严肃和准确。

在批准性批复中,一般先表明态度,简要阐述理由、提出执行要求即可。

在批示性批复中,表明态度后,还要给予明确的解释和答复,提出具体的批示和要求,一般采用分条列项式的写法。

3.结尾语

正文的结尾,常用固定结尾语“此复”“特此批复”等,也有的批复不用结尾语。

国务院关于同意成立保障性安居工程协调小组的批复

住房城乡建设部:

你部《关于成立保障性安居工程协调小组的请示》(建保[2009]113号)收悉。现批复如下:

同意成立保障性安居工程协调小组。协调小组不刺制印章,不正式行文,请按照国务院有关文件精神认真组织开展工作。附件:保障性安居工程协调小组组建方案

(印章)

二00九年七月十四日

【评析】

这是一份批准性批复,内容单一,结构简单。正文部分第一段引叙请示的标题和发文字号,以“现批复如下”引出下文;第二段为答复内容,先明确表明本单位态度为“同意成立保障性安居工程协调小组”,态度鲜明、准确,接着对印章使用和行文问题加以明确,是一份标准、规范的批准性批复。

××××××关于同意××××××的批复

××××××(主送机关):

体×《关于××××××的请示》(××呈[20××]×号)收悉。经研究(依据),同意××××××(主旨)。

(印章)

××××年××月××日

国务院关于同意将秦皇岛市山海关区列为国家历史文化名城的批复
国函[2001]90号

河北省人民政府:

你省《关于将山海关列为国家级历史文化名城的请示》(冀政[2000]32号)收悉。现批复如下:

一、同意将秦皇岛市山海关区列为国家历史文化名城。

二、秦皇岛市山海关区位于华北地区北部,1989年,经河北省人民政府批准为省级历史文化名城。山海关于公元1381年建城,自古即为我国的军事重镇。现山海关关城较完整地保留了明清时期形成的历史风貌,东西罗城、南北翼城、威远城、宁海城等大量文物古迹保存完好,具备较高的历史价值。“万里长城——山海关”是全国重点文物保护单位。

三、秦皇岛市人民政府要根据本批复精神,做好对国家历史文化名城(山海关区)的保护、建设和经营管理工作,认真鳊制和完善国家历史文化名城保护规划。要在充分研究城市进展历史和传统风貌基础上,正确处理现代化建设与历史文化遗产保护的关系,明确保护原则和工作重点,划定历史街区和文物古迹保护范围及建设控制地带,制定严格的保护措施和控制要求,并纳入城市总体规划。

你省和建设部、国家文物局要加强对豢皇岛市山海关区国家历史文化名城规划、保护的指导、监督和检查工作。

国务院

二00一年八月十日(印章)

【评析】

这是一份批示性批复。正文部分在引叙来文后,以三层意思作为答复内容。第一层明确表态“同意将秦皇岛市山海关区列为国家历史文化名城”;第二层简述同意将秦皇岛市山海关区列为国家历史文化名城原因;第三层对秦皇岛市人民政府对山海关区的保护、建设和经营管理工作提出了要求。最后对河北省人民政府、建设部、国家文物局对山海关区国家历史文化名城规划、保护的指导、监督和检查工作提出了要求。该文答复问题态度明确,事项具体,有很强的针对性和可操作性。

××××××关于同意××××××的批复

××××××(主送机关):

你×《关于××××××的请示》(××呈[20××]×号)收悉。经研究(依据),同意××××××(主旨)。具体批复如下(过渡句):

一、××××××,……

二、××××××,……

……(分旨)

(印章)

××××年××月××日

(四)成文时间

成文时间标注在正文部分右下方。

(五)印章

批复正文完成后,加盖发文单位印章。

批复语体的特点

批复是上级机关对下级机关请示事项的回复,行文中语体紧要有得体、规范、明确和平实的特点。

语言运用要得体,要根据公文性质的区别选用区别的词语。批复中要多使用概括性、论断性的语言,不宜使用叙述性的语言。语气运用要得体,区别的文种使用的语气也区别,虽然是答复下级请示,但是也要郑重严肃,平等为怀,不倨不傲。

公文的标题用语、开头用语、表述用语、结束用语都带有模式化的色彩;行政公文的标题一般由发文机关、发文事由和文种组成,并且发文事由多由“关于”引起;开头用语常用“为了”、“根据”、“依照”、“按照”等,说明发文的目的、依据;表述用语常用“特此批复”来表述批复态度。

行文中语言要求表达得准确无误、清楚明白,做到不晦涩,不含混,不模棱两可;用词造句妥帖稳当,行文舒展流畅;要表意准确周密,无错误,无疏漏。

批复的遣词造句技巧

批复的语言重在解释下级不明白的地方或者表明是否批准的态度。因此,行文中要侧重使用清楚明白,不会产生歧义的词语;或者能够鲜明地表明态度的词语,不能使用“可以同意”、“最好不要”等语气不果决的词语。

在句式安排上,要多使用短句——短句容易理解,清楚明白;少使用长句,如果必须使用则要确定句子结构完整,句意表达清楚。

在修辞的运用方面,批复注重的是平实性,不需要大量使用修辞,但可以用些修辞来增加公文的美感和语言的丰富性。

撰写批复应注意的问题

(一)一请示一批复

一份请示,只能请示一件事情,同样,一份批复,只能针对一份请示。切忌一份批复包含几个请示的事项。

(二)行文简明准确,态度鲜明

批复中的表态、答复一定要慎重,掌握好政策。行文中要字斟句酌,简明准确,一般不加议论。对于请示事项,同意就是同意,区别意就是区别意,态度鲜明。不能含糊其辞,使下级无所适从。

(三)注意及时批复

对于下级请示的事情,一经领导研究决定,就要尽快起草公文,早日答复,以免贻误工作。如果超出了下级机关要求的时限,应提前说明原因。

批复与指示的区别

批复跟指示有相似之处,都是指导性的下行文,所表达的内容都是受文的下级机关开展某项工作的依据。不过,它们又有着很大的区别:

(一)行文范围区别

指示适用于对下级机关布置工作,阐明工作行为的指导原则,面向所属的下级机关;批复适用于答复下级机关的请示事项,只面向来文请示的下级机关。

(二)行文原因区别

指示是上级机关根据实际需要主动向下级机关来行文的;批复则是上级机关根据下级机关的请示事项被动的来行文的。

(三)行文篇幅区别

指示内容一般比较丰富,篇幅较长,常常分条列项来写;批复一般内容较简单,只针对性的来回答请示的相关内容,表态性的批复只三言两语表明态度即可,即使提出要求的分条列项来写,篇幅也不会很长。

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