物资信息

物资信息的概念

物资信息是对物资出产、供应和使用及其属性的客观描述,是反映物资流通及其进展变化,被人们处理和理解了的数据, 情报、消息等的统称。但数据、 情报、消息又不能简单地等同于信息。

数据是以数字、符号、图表、文字等对物资系统运行中物资的数量关系和质量属性的客观描述,数据只有经过处理,能够被人们接受和理解,才能成为物资信息,也就是说数据只有经过处理才能被人们用以实行物质经营管理行为。因此,数据是构成信息的“原材料”,物资信息是数据经过加工后得到的产品。

物资 情报是物资信息的一部分,物资 情报是那些有一定目的性、具备很强时效性,经过特殊方式和渠道加以传递的最新的状况报道。

物资信息的特点

物资消息是物资信息的外壳、形式,物资信息是物资消息的核心内容。物资消息中所包含的信息大小各不相同,一般说来能够消除事物不确定程度的多少就是消息中所包含的信息量的大小,物资经营管理中,随机事件的消息通常要比常规事件的消息所包含的信息量大。

信息的概念内涵极为丰富,外延也相当广泛,有很多的特征。

1.可传输性。信息的可传输性就是指信息能够在一定时间内,通过一定的载体,以一定的方式在信息发出者和接收者之间发生空间位移。通讯是信息在空间上的传输,使区别地点上的信息互相交换。信息在时间上的传输指信息存贮,其目的是使信息随着时间的流逝连续不断地传递下去。信息在一定时间和空间上的运动,就形成了经营管理系统的信息流。

2.寄载性。信息具备一定的内容,但它必须借助一定的物理载体,通过一定的方式才能表示、传递、存贮和使用。信息与载体的不可分性,就是信息的寄载性。精心选择信息的媒体,使用恰当的手段和方式表示,传递和存贮信息,就能减少信息传输中的损耗。由于信息具备可传输性和寄载性,就使任何一个物资单位和部门都能从载体中提取信息。同时信息不会因为共同使用而消耗,而且只会为共同使用而提高信息的价值并加速物质运行更加有效和经济,因此,信息是一种具备共享性的特殊资源。

3.时效性。信息是在一定时间和空间内流动的,也会随着时间的流逝而失效。信息的效用有一定的期限,这种特性就是信息的时效性。比如在卫生物资经营管理行为中,物资信息的时效性是由物资供、管、用的周转速股所决定的,物资运动的速度越快,物资经营管理行为对信息的时效性要求就越高,物资信息的处理和使用的时间间隔越短,传输的速度越快,使用越及时,物资信息的时效性就越短。

4.滞后性。信息的获得,一般都经过收集、加工和传输这样一些环节,每一个环节上都需要一定时间,所以取得信息的时间往往是落后于提出需求的时间,获得信息的时间如果没有满足其及时性,就是信息的滞后性。

5.有用性。在社会行为中,信息的有用性紧要表现在信息有着消除或减少人们对某些事件认识上的不确定性的作用,有助于提高决策的科学性和组织的有序性,帮助各级、各类经营管理者实施对社会行为的有效控制。物资信息的有用性最根本的一条就是能够为经营管理工作服务。

6.信息还具备可扩充性和可压缩性。随着时间的推移,信息在应用历程中是不断扩充的,而且在扩充中没有明显的极限。信息的可压缩性是随载体的压缩和内容的综合、精炼而表现出来。信息的不断扩充和不断压缩,使人可能获得足够数量的高质量的信息来支持各种决策行为。

信息可以分为自然信息和社会信息,物资信息属于社会信息的一部分,因此除具备信息的一般特征外,本身还具备如下几个方面的特征:

1.社会性。物资信息的社会性,首先表现在它与物资行为有关的信息,是社会物资系统行为的反映,具备一定的目的柱。其次,物资信息都是在物资行为中被人们处理过的,在出产供应者和消费使用者之间实行交换的,能够被发出者和接收者理解的信息。再次,物资信息,不仅是由于它产生于社会行为历程,而且可以作为一种特殊的资源,被全社会加以利用。

2.物资信息来源的分散性。形成物资信息的来源十分分散,有来自出产、流通、分配、消费使用等这些社会物资出产部门、经营管理部门和物资使用单位的物资信息,也有来自与物资行为有关的影响和促进物资运动的科学技术、自然分-布、社会需求等方面的间接信息。物资信息来源的广泛和分散,造成了信息收集的困难,同时又使人们有选择物资信息的余地。

3.物资信息运动的连续性和流动性。物质资料的出产和再出产是一个不断进展的动态历程,只要人类社会的出产行为不停止,物资信息就会伴随着出产行为不断地产生和流动。经常的、不间断的信息工作是物资经营管理的一项重要内容,不断地积累和更新物资信息,是物资经营管理工作的一项重要任务。

物资信息的分类

对物资信息实行分类,可以使大量的信息具备系统性,便于存贮、查找和利用;把各类信息区别开来,有助于经营管理者清晰地认识各类信息的特点,确定自己所需信息的类型,建立起适合经营管理工作需要的经营管理信息系统。物资信息非常广泛,可以从区别的角度按照区别的标准对物资信息实行多种分类。

1.按是否经过加工处理可分为原始信息和经过加工的信息。原始信息是指对物资行为的数量关系和现象的最初的直接的描述和记载。这是最经常、最大量,最基本的信息资料,是信息加工的基础,经过加工的信息是对原始信息实行处理后得到的信息,在现实的经营管理行为中所使用的经济信息,都是经过加工而得到的信息,可以直接用来作为经营管理决策的依据,为经营管理决策服务。

2.按照信息处理程度可分为常规物资信息和偶发物资信息,常规性物资信息是按照规范的指标、传输和间隔期限,形式、详细反映物资行为正常状况并进展的信息。偶发物资信息有很大的随机性,是偶然收到的,反映物资系统行为中偶发事件的非常规性信息,是不能按常规方式实行处理的信息。对偶发信息的处理,是物资经营管理行为中一项不可忽视的工作。

3.在物资经营管理历程中按物资经营管理的传输渠道可分为正式信息和非正式信息。正式信息是通过正规渠道取得的信息,以文件等为紧要传递形式的信息,非正式信息是通过正式渠道以外的渠道获得的,以口头语言实行传输的信息,非正式信息是对正式信息的补充。一般说来,通过正式渠道传输的信息是紧要信息,但正式信息也不可能包罗无遗,特别是在正式信息密度过大或者出现传输故障时,通过非正式渠道获得信息就成为信息传输的重要途径。因此,作为经营管理者,任何时候都应重视非正式信息的经营管理作用。

4.按照物资信息的方向分为横向传输的物资信息和纵向传输的物资信息。横向传输的信息是指区别部门、区别区域和同一层次的物资经营管理机关之间传输的物资信息,纵向传输的物资信息是指同一部门、系统内区别级别的经营管理组织和经营管理机构向上或向下传输的物资信息,国家物资计划经营管理的职能,是使物资信息在系统内纵向传输。横向传输物资信息使各级各类物资企业和使用单位联系起来,活跃了物资流通市场。

5.按照物资信息更换的时间长短和变化的快慢以及在经营管理工作中应用状况,可分为固定信息和流动信息。固定信息又称定额查询信息,是在长期的物资经营管理行为中提炼出来,具备稳定性,可以反复使用。如各种物资经营管理制度,物资质量标准和属性等,这种信息是经营管理的重要基础,也是决策和计划的重要依据。流动信息也叫作业统计信息,是反映出产或业务历程中物资供、管、用的信息,其时效性强,往往具备一次性使用价值。流动信息为固定信息的形成提给了物质基础,固定信息就是不断地从流动信息中提炼出来的。

6.根据物资经营管理信息的时态可分为历史性信息和预测性信息。历史性信息描述已经发生现象,并且经过解析和评价并储存起来的信息,可作为信息档案。预测信息是根据已经发生的现象对未来进展变化趋势的解析和推断所得的信息,这种有关未来的信息,能够在一定程度上消除人们对未来认识上的不确定性,是经营管理决策的重要依据,在物资经营管理中具备十分重要的地位和作用。

7.按照物资信息的实现职能,可以把物资信息分为计划信息,控制信息和作业信息。计划信息是与决策和制定计划有关的物资信息,紧要来自组织外部。控制信息可以帮助经营管理人员和经营管理部门检查计划执行的实际效果是否符合计划规范的目标,它是一种来自组织内部的反馈信息。作业信息是与物资使用和消耗有关的日常信息,它产生于各个作业点和特定的部门,基层经营管理人员是这种信息的紧要使用者。

8.按照信息所反映的范围,可分为宏观物资信息和微观物资信息。宏观信息概括和反映物资行为的范围大、综合性强,是从全局的高度描述物资行为并为宏观物资决策服务的信息。微观物资信息是为单位具体作业服务的信息,具备数量大,时效性强的特征。

物资信息在物资经营管理中的作用

1.物资信息是物资决策的基础前提。在物资经营管理历程中,决策是一种普遍存在的行为,是经营管理的首要职能,科学决策的每一个步骤都需要信息。因为准确的信息可以减小决策的不确定性,预测决策方案实施后可能产生的负效应和不良后果。因此,决策科学化的程度在很大程度上取决于信息的质量和及时性,没有信息就没有决策,没有信息也无法经营管理。信息为决策提给依据、决策又产生经营管理信息,由决策产生的经营管理信息也是执行层次和操作层次的经营管理者执行决策的依据,因此,信息既是决策的原料,又是决策的产品。

2.物资信息是物资控制的依据和手段。控制是物资经营管理的一项基本职能,即通过人们有目的的行为,经营管理者对经营管理客体施加主动的影响,使物资系统正常地连续不断地合乎目的地运行。利用物资信息实施控制,可以纠正经营管理历程中系统运行的实际状态与目标状态的偏差,随时发现和控制负效益的产生,使系统处于稳定的运行状态。根据反馈控制原理,利用反馈技术建立信息反馈系统,以物资反馈信息为依据,实施物资经营管理控制,是对物资系统控制的有效手段。

3.物资信息是联系整个物资经营管理组织的粘合剂。物资经营管理的职能最终都要通过各级组织来实施。各级经营管理组织的有机结合,构成了既有多级递阶结构又有横向联系的物资经营管理组织系统。在组织内部,平行物资信息流将同级的经营管理组织联系起来,垂直信息流把区别层次的经营管理组织联系起来。并且通过信息的传输既可以明确各个经营管理组织的权限和责任,义可以将各级经营管理组织的行为协调起来,形成整个物资经营管理组织的系统行为,起到组织效应放大的作用,同时,由于信息传输可以消除组织之间权限和责任的不确定性,从而增加物资经营管理组织系统以至整个物资经营管理系统的有序性。

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